Six étapes, chacune tracée
Enregistrement : l'accueil enregistre, le numéro est attribué d'office. Cotation : le chef de centre désigne le service et donne ses consignes. Réception : le service accuse réception, l'expéditeur est notifié. Traitement : l'agent traite, ouvre une affaire, ajoute ses actes. Réponse : départ numéroté, expédié ou remis contre décharge. Classement : le courrier rejoint le dossier du contribuable.
À chaque étape : historique daté, délais calculés, relance possible, notification à l'écran.
Trois principes
Un courrier va à un poste, et tous les agents du poste le voient : une absence ne bloque plus rien. Chaque passage est accusé : on sait toujours qui détient le courrier, et depuis quand. Le chef intervient à tout moment : rappel, nouvelles consignes, point de situation, tout est tracé.
Pour chaque acteur du centre
Chef de centre : une vue complète du centre sans réunion, des consignes tracées. Secrétariat et courrier : plus de cahier de transmission, une réponse immédiate au contribuable. Chefs de service : la charge de chaque agent et les échéances qui approchent. Gestionnaires et vérificateurs : ce qui les attend dès la connexion, et les consignes écrites du chef. Recette : les mêmes outils de suivi, avec son propre tableau de bord. Classement : l'emplacement de chaque dossier, et chez qui il se trouve.
Ce que vous y gagnez
- Répondre immédiatement à un contribuable : où en est son courrier, qui le traite
- Supprimer le cahier de transmission et les annotations en marge
- Voir les retards avant l'échéance, et relancer sans réunion
- Savoir où se trouve chaque dossier physique et chez qui
- Piloter le centre chaque matin : stock, retards et relances par service
Fonctionnalités
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Courrier
Arrivée, départ, interne, avec numérotation automatique. Correspondants, pièces jointes et mentions. Bordereaux et fiche navette en PDF. Expédition, remise contre décharge et réponses types.
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Suivi et relances
Courriers transmis et non encore reçus. Courriers en retard, jours fériés déduits. Relances à tout moment, lues ou non. Notifications de réception et de relance à l'écran.
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Affaires et dossiers
Affaires avec actes et échéance, jusqu'à clôture. Renseignement complet d'un contribuable sur un seul écran. Dossiers physiques : emplacement, sorties, retours. Demandes de dossier par les services.
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Pilotage et outils
Tableaux de bord du centre, du service et de l'agent. Statistiques de mouvements et de délais. Recherche multicritère et messagerie interne. Impression et export Excel de toutes les listes.
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Sécurité et confidentialité
Profils métier et droits par écran. Chaque action datée et nominative. Objet masqué pour les courriers confidentiels. Journal de toutes les opérations.
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Installé chez vous
Serveur du centre et base Oracle. Navigateur sur les postes, rien à installer. Réseau local : fonctionne sans Internet. Les données ne quittent pas le centre.
Aperçu du logiciel
Questions fréquentes
En combien de temps le centre est-il opérationnel ?
En un mois au plus. Jours 1 à 2 : cadrage, organigramme et personnel. Jours 3 à 5 : installation du serveur, de la base et paramétrage. Semaine 2 : formation par profil, avec les manuels. Semaine 3 : tests sur le vrai courrier. Semaine 4 : mise en service avec accompagnement sur site.Que comprend l'offre ?
La licence d'utilisation pour le centre, l'installation, le paramétrage et l'import du personnel, la formation par profil et trois manuels, l'accompagnement à la mise en service, puis l'assistance, la maintenance et les mises à jour.
TRACE fonctionne-t-il sans Internet ?
Oui. L'application est installée sur le serveur du centre et utilisée sur le réseau local. Les données ne quittent pas le centre.
Est-ce déjà utilisé quelque part ?
Oui, dans un centre des impôts pilote : 15 services, 38 postes, 77 agents.
Comment sont traités les courriers confidentiels ?
Leur objet est masqué pour les agents non habilités, et chaque action reste datée et nominative dans le journal des opérations.
